En blog om Synkron.web, Via og den daglige kamp med musen

For en gangs skyld hopper jeg helt udenfor emnet, men for de, der kender Synkron fra de gode gamle dage er der nok nogle, der husker Lena Petersen.

Lena var marketingchef i Synkron gennem nogle år. Nu er hun i Kina, hvor hun læser kinesisk og overvejer en fremtid langt, langt væk fra Danmark.

Lena skriver en fantastisk blog om sine kvaler med at lære sproget og meget mere. Følg med på My Beautiful Beijing.

Her er et par tips til at uploade flere filer til en Synkron.web server.

Allerførst har du brug for at pakke de filer, du gerne vil uploade, i en zip-fil. Der er et par ting at være opmærksom på. Synkron.web kan ikke genkende mellemrum i fil-navne og heller ikke en del specialtegn. Hvis du er konservativ med navne på filer og mapper vil du ikke opleve problemer.

Det er muligt at lave en mappestruktur med mapper indeni andre mapper, så du kan flytte ganske mange data på en gang.

Vælg “Upload” i drop-down menuen i den mappe i File Library, hvor du gerne vil placere dine filer.

I upload-vinduet vælger du den fil, du gerne vil uploade ved at trykke på knappen “Gennemse…” (eller “Browse…” hvis din computer taler engelsk).

Bemærk at der er sat kryds i de to knapper “Unzip on upload” og “Delete after unzip”. Det sikrer at din zip-fil pakkes ud på serveren efter upload og automatisk slettes bagefter.

Når du har uploadet alle filerne kan du tjekke at resultatet er okay ved at vælge “Preview” for mappen. Det er menupunktet lige under “Upload”, som var stedet hvor du startede.

Der er muligvis tale om verdens ældste Synkron.web trick, men her er det altså. Sig til, hvis niveauet er for trivielt her på stedet.

Bonustip: Hvis du skal indsætte en fil, når du redigerer et tekstafsnit, er det også muligt at lave et preview på mappen. I preview-tilstand kan du blot klikke på et billede for at indsætte det i teksten. Så ved du, at du valgte det rigtige billede første gang.

Jeg er begyndt at få e-mails med gode spørgsmål til Synkron.web og Via. Tak for det.

Første spørgsmål: Hvordan flytter man flere sider på én gang?

Synkron.web: Det kan man ikke. Skal man flytte mange sider på én gang handler det om at være tålmodig. Flytter man en side, flytter man også alle undersider. Man kan derfor spare tid ved at tænke lidt inden man flytter rundt - men jeg anbefaler at man laver kaffe inden man går i gang.

Via: Drag and drop. Det er ganske let. Flere sider kan markeres med musen. Det er også muligt at anvende “control + klik”. Ved at holde control-tasten nede, kan man vælge flere sider inden man flytter (med “drag”), og siderne behøver ikke engang at være placeret samme steder i strukturen. Et godt tip er at åbne to vinduer med site tree. Det er nemlig også muligt at flytte ved at trække filerne fra det ene vindue til det andet.

Måske skulle jeg lave en film her, der viser mulighederne? Skriv, hvis det er noget, du gerne vil se.

Nu har Dynamicweb åbnet et nyt site med markedsføring af Synkron Via. Det findes naturligt nok på www.synkronvia.com. Tak til Søren Laursen fra Dynamicweb for tippet.

Der er lidt stille her på stedet i disse uger. Jeg er i Silicon Valley for at lære noget nyt, så jeg er offline det meste af dagen. Til gengæld møder jeg en masse spændende mennesker - det kommer der en stribe artikler ud af senere.

Er tilbage igen den 14. april og håber, det bliver forår mens jeg er væk.

Hvornår skal man bruge mapper, og hvornår skal man bruge grupper i Users and Groups-træet i Via?

Mapper er til organisering, men de gør ikke noget.

Grupper kan indeholder brugere, og grupper kan være medlem af andre grupper.

At brugere eller grupper er placeret i bestemte mapper har ingen betydning for rettigheder på websitet. Det er kun for at du bedre kan holde styr på dine brugere og grupper.

Se eksemplet her:

Bruger X kan godt være medlem af gruppen Editors Belgium, selv om brugeren er placeret i en anden mappe i Users and Groups-træet. Bruger X kan i virkeligheden være medlem af 20 forskellige grupper på samme tid, og de vil sikkert være placeret i forskellige mapper i træet.

Okay, så forskellen er ikke helt ens alligevel. Adgangsrettigheder til Users and Groups-træet sættes nemlig på mapper.

Hvad kan man bruge det til?

Du kan uddelegere rettigheder til 10 kolleger, så de hver får en mappe, hvor de kan administrere egne brugere og grupper. De kan ikke se de andre mapper, brugere og grupper. Som super-administrator kan du derimod koble deres brugere og grupper sammen på centralt hold.

Hvordan får man den bedste mulige struktur på sine brugere i en Via-løsning?

Start med at opdele de registrerede brugere i to grupper:

• Læsere på websitet med eget password
• Redaktører på websitet med adgang til redigering.

Via understøtter grupper i grupper, så hver af de to ovenstående punkter kan brydes ned i undergrupper. Det er den rigtige vej frem.

Et eksempel: Vi har redaktører i Belgien, Holland og Luxemburg. Lav en gruppe “Editors Belgium” med alle redaktørerne fra Belgien og tilsvarende for de to øvrige lande. Lav en ny gruppe, “Editors Benelux”, hvor de tre grupper er medlemmer.

Nu har vi følgende:

• Medarbejder X, der arbejder i Belgien
• Gruppen “Editors Belgium”, hvor X er medlem
• Gruppen “Editors Benelux”, hvor X er indirekte medlem.

Nu er det let at sætte rettigheder. Giv rettigheder til grupper, ikke til personer, og på det niveau, hvor det er rigtigt.

Man kan lave et ubegrænset antal grupper i grupper, og Via kan selv holde styr på rettigheder i hver gruppe.

Ovenfor: Listen over grupper, der er med i denne gruppe.

Nedenfor: Grupper meldes ind i gruppen “Editors Benelux”.

Grupper kan meldes ind i andre grupper med plus-funktionen i listens nederste hjørne (vinduet Edit Group). Bagefter vælges de ønskede grupper (her med Ctrl-tasten holdt nede for at vælge flere). Til sidst er det blot at vælge Select, og alle valgte grupper tilføjes til listen.

Det er også let at spore medlemsskaber. På stamkortet for en bruger kan man se, hvilke grupper han eller hun er medlem af. For hver gruppe kan man både se en liste over medlemmer, men også hvilke andre grupper den pågældende gruppe er med i.

Ovenfor: På brugerens stamkort vises listen over grupper, brugeren er medlem af.

Har man et stort site med mange redaktører er det tiden værd at få skrevet en rapport (mere om Reports senere), som detaljeret viser sammenhængen mellem alle brugere og deres medlemsskaber af brugere. Det burde ikke tage lang tid.

Der er altid en konflikt mellem de, som implementerer et nyt website, og de, der skal bruge det bagefter.

Som web-udvikler foretrækker man så få templates (eller skabeloner, som det hedder på dansk) som muligt.

Som bruger kan der være mange fordele ved at dele indholdet op i en enkelt skabelon per afdeling, arbejdsområde eller land.

Eksempel: Vi skal bygge et site til en kommune, og kommunen skal have et site for hver institution. Desuden er der redaktionsgrupper i kommunens administration.

Udviklerne vil foretrække at alt er baseret på den samme dokumentskabelon, for så skal ændringer kun foretages et sted, hvis skabelonen skal laves om.

Problemet er bare at Via har to rigtig smarte funktioner: Rettigheder og auto-arkivering.

Begge dele indstilles per template, så hvis alt er baseret på samme skabelon, betyder det at alle redaktører i princippet kan redigere hinandens artikler. Værre er det, at alt indhold arkiveres samme sted i dokument-træet.

Moduler som Document Viewer og Document List skal også læse flere dokumenter igennem for at lave en filtrering, når der for eksempel skal vises “Seneste nyheder fra Børn & Unge”.

Resultatet af strategien med for få skabeloner er, at det er besværligt for redaktørerne at arbejde med Via, og i nogle tilfælde er sikkerheden også kompromitteret.

For udviklerne betyder det, at de kan gå lidt før hjem. Til gengæld ender nogle Via-projekter med at indbygge hovsa-løsninger for at undgå at den manglende auto-arkivering kaster 4.000 dokumenter i samme mappe i dokument-træet.

Der røg så hele besparelsen ved at baseret alt på samme skabelon - sådan cirka gange ti.

Brug en ny skabelon, hvis der skal være effektiv styring af rettigheder, hvis dokumenter skal vises i filtrerede lister på websitet eller hvis du vil udnytte fordelene ved auto-arkivering.

Det er altid svært med produktnavne, og især i it-branchen hvor alle forsøger at lave deres egen særstavning. Et produkt skal helst hedde noget, man kan stave forkert.

Derfor denne her lille service:

Firmaet hed Synkron. Stort S, resten med småt. Dem, der husker logoet ved, at der er punktum før og efter Synkron, og i logoet anvendes der lille s - men det er altså kun i logotypen.

Synkron.web staves med stort S, et punktum, lille w og intet mellemrum mellem n og w. Midt i en sætning skrives også Synkron.web.

For at det ikke skal være løgn, havde produktnavnet i starten også punktum før og efter. Jeg bliver nødt til at bruge en ny linie her:

.synkron.web.

Ja, sådan var det i 1998 - men det er heldigvis blevet saneret undervejs.

Synkron Via skrives i to ord og uden punktum. Via skrives med stort V, og man kan også skrive Via uden at anvende Synkron foran. Det er nok noget, Dynamicweb på et tidspunkt vil gøre brug af. Nu hvor de har købt Synkron, kommer produkterne nok til at blive dynamiserede hen ad vejen.

Kom med dine gode forslag til, hvad denne blog skal bruges til. Vil du se eksempler på design eller kode, lære mere om markedsføring med Synkron.web og Via eller har du et stort site, som skal fungere bedre? Skriv hvad du vil have, og lad os komme i gang med at dele, hvad vi ved.